Jaroslav Luhan na TechNet blogu publikoval veľmi zaujímavý článok o využívaní a riadení času. Skoro každý z nás hovorí, že “nemá na nič čas” alebo je “veľmi busy”. Často krát ale vôbec nevieme kto alebo čo nás o čas okráda a ako je vlastne možné, že celý deň tak rýchlo ubehne. Pretože ma táto problematika zaujíma, rozhodol som sa aj Vám ponúknuť trošku "autorovej fikcie" na začiatok.
Mám ten najlepší job na svete. Servery mi stráži System Center Operational Manager a hlási mi každú nezrovnalosť. System Center Configuration Manager za mňa inštaluje, konfiguruje a stráži počítače pred zlými a škodlivými užívateľmi. Forefront odháňa háveď z internetu a zakazuje užívateľom Facebook a iné kratochvíle. Občas hlavná monitorovacia obrazovka celá sčervenie, ale už viem, kde ju mám vypnúť. Oni sa tí užívatelia rovnako nakoniec ozvú sami. Môj šéf je spokojný, keď mu funguje internet a mail ....
... Šéf po mne niečo chcel. Vraj to posielal už v utorok. To je blbosť, to by mi prišlo. Aha vlastne už viem. Chcel zväčšiť schránku na Exchange serveri. Taktiež by som si ju mal zväčšiť. Na tých 2486 mailov (len necelá polovica prečítaných) už mi kvóta prestáva stačiť. Po zväčšení to zase chvíľu vydrží. Zložke s úlohami sa radšej vyhýbam. Ono sa to nakoniec tak nejako vyrieši samo, alebo mi to mailom pošlú znova. Keď bude najhoršie, mám ešte víkend.
Ráno niekto volal. Kto to vlastne bol? Mal som si to napísať ... "Haló? Áno som to ja. Čože? Že sa vám vyliala váza do tlačiarne? Už si to radšej píšem. Prídem za 5 minút. Áno vezmem. Dovi." Beriem post-it lístok a píšem si: učtáreň, 2. poschodie, kvety v tlačiarni. Sakra. Skoro som zabudol. Tá moja má dnes narodeniny. Mohol by som jej tiež kúpiť kvety. Tak si píšem. Poznámku lepím na monitor a slávnostne tým začínam tretiu lepiacu vrstvu. Trochu v strese, ale spokojný s tým, ako som to všetko krásne zvládol, si sadám do kresla a premýšľam, čo by som dnes mal urobiť. Nemá byť dnes nejaké školenie? Volám kolegovi. Tak vraj bolo včera ...
Spoznali ste sa? Nie, to je nezmysel. Situácia je úplne vymyslená. Ak si však pripustíte, že s organizáciou vášho času a pracovného procesu by to mohlo byť lepšie, skúste sa inšpirovať ďalšími riadkami. Možno máte pocit, že sa vám v hlave skôr kopia informácie o tom, čo máte urobiť, alebo čo ste komu sľúbili. Možno v nedeľu zle zaspávate, pretože zúfalo premýšľate nad tým, čo vás v pondelok čaká. A v pondelok večer v práci končíte s pocitom, že ste prakticky nič nestihli. Nemáte žiadny priestor pre kreatívnu prácu a tvorivé myslenie. A zdá sa vám, že to celé trvá už veľmi dlho.
V čom metóda Getting Things Done (GTD) spočíva?
Podľa Davida Allena (autora GTD) nie je ľudský mozog uspôsobený na to, aby si pamätal a pripomínal všetky stretnutia, projekty, záväzky a všetky otázky, ku ktorým sme sa kedy zaviazali alebo na ktoré sme kedy narazili. Nevyriešené záležitosti stále blokujú určitú časť našej pamäti, ktorá má však obmedzenú kapacitu. David Allen odporúča všetky záležitosti zozbierať a uložiť do dôveryhodného systému, kde sa objaví práve v tom okamihu, kedy to má zmysel.
Zjednodušene môžeme celý proces zhrnúť do piatich bodov:
- Zozbierať všetky záležitosti, ktoré vstúpia do vášho sveta a vhodne ich uložiť.
- Záležitosti spracovať, nastaviť ďalšie fyzické kroky, ktoré prispejú k ich vyriešenie alebo ukončeniu.
- Vytvoriť pripomienky týchto ďalších krokov, ktoré sa objavia v okamihu, keď ich budete potrebovať.
- Vykonávať naplánované kroky. Teda pracovať alebo vykonávať činnosti, meniť myšlienky na fyzické výsledky.
- Udržiavať celý systém dôveryhodný a aktuálny - vykonávať denné a týždenné hodnotenie.
Ak vás po tomto krátkom úvode veľmi populárna a moderná metóda pre riadenie času zaujala, môžete sa tešiť na ďalšie tri diely, kde sa dozviete viac. Nebudú chýbať ani tipy, ako využiť pre GTD program Microsoft Outlook.
Pôvodný článok Jaroslava Luhana nájdete na TechNet blogu. Tešíme sa na ďalšie pokračovanie.