Aplikácia Office OneNote 2007 je softvér, ktorý poskytuje užívateľom jedno miesto na zhromažďovanie takmer všetkých typov a foriem informácií a zároveň ponúka nástroje pre ich rýchle vyhľadávanie. Obsahuje aj ľahko použiteľné nástroje pre spoluprácu tak, aby viacerí užívatelia mohli súčasne spracovávať nadmerné množstvo informácií.

Na rozdiel od systémov využívajúcich papierovanie, aplikácie pre spracovanie textu, e-mailových systémov alebo iných kancelárskych programov ponúka aplikácia Office OneNote 2007 flexibilitu získania a usporiadania textu, obrázkov, digitálneho ručne písaného textu, nahrávok zvukov a videozáznamov a mnohých ďalších informácií – to všetko v jednom digitálnym poznámkovom bloku vo vašom počítači. Aplikácia Office OneNote 2007 vám môže pomôcť zaistiť vyššiu produktivitu tým, že zaistí uloženie potrebných informácií v jednom prístupnom umiestnení a zníži čas nutný na vyhľadanie informácií v e-mailových správach, papierových poznámkových blokoch, priečinkoch súborov alebo tlačených formulároch.

Je neoddeliteľnou súčasťou balíka systému produktov Microsoft Office 2007, ktorá uľahčuje účinnejšie a efektívnejšie získavanie, usporiadanie, vyhľadávanie a zdieľanie informácií. Účinné funkcie vyhľadávania vám môžu pomôcť extrahovať informácie z textu u obrázkov alebo hovorené slovo vo zvukových nahrávkach alebo videozáznamoch. Ľahko použiteľné nástroje pre spoluprácu pomáhajú tímom pracovať spoločne so všetkými týmito informáciami v zdieľaných poznámkových blokoch, a to online aj offline.

Vďaka všetkým informáciám na jednom mieste poskytuje aplikácia Office OneNote 2007 riešenie pre nadmerné množstvo informácií, umožňuje efektívnejšiu spoluprácu s ostatnými a pomôže vám zachovať si prehľad o úlohách, plánoch a tímových informáciách. Vďaka známemu vzhľadu a funkciám systému produktov Microsoft Office je ľahké začať túto aplikáciu ihneď používať. Tým sa minimalizuje čas a náklady venované školeniu.

Zhromaždenie všetkých informácií v jednom umiestnení

S tým, ako sa stretávate so stále viac dátami v mnohých rôznych podobách, potrebujete jedno umiestnenie, v ktorom môžete všetky tieto dáta uložiť. Zároveň potrebujete nástroj, ktorý je dostatočne flexibilný na ich zaznamenávanie. Inak sa môže stať, že stratíte alebo nenájdete informácie, ktoré by vám mohli poslúžiť na lepšie rozhodovanie.

Vytváranie poznámok na papier a ich neskorší prepis môže byť časovo náročné a ťažké. Papierové poznámkové bloky sa môžu stratiť, nie je ich možné ľahko zdieľať s ostatnými a sú naozaj dobré pre vytváranie iba jedného typu informácií: ručne písaných poznámok. Pretože väčšina používateľov nemá žiadny spôsob digitálneho zaznamenania neštruktúrovaných informácií, často si tlačia informácie zo siete WWW a ukladajú informácie v priečinkoch so súbormi alebo na stoloch, ktoré je náročné neskôr vyhľadať a ktoré sú neprístupné, keď ste preč. Zdieľanie informácií s ostatnými môže byť náročné – ostatní môžu na zdieľanie súborov a výmenu informácií implicitne používať e-mail a často je náročné zistiť, aký je plán bez toho, aby ste sa museli prehrýzť dlhou e-mailovou konverzáciou.

Aplikácia Office OneNote 2007 poskytuje riešenie v podobe flexibilného softvéru, ktorý umožňuje zhromaždenie takmer akéhokoľvek typu informácií v jednom umiestnení. S informáciami po ruke budete pripravenejší a môžete robiť lepšie rozhodnutia.

• Udržujte všetky svoje informácie vrátane nezáväzných poznámok, obrázkov, dokumentov, súborov z iných aplikácií systému produktov Microsoft Office a rôznych médií na jednom mieste a usporiadajte si ich spôsobom, ktorý vám najlepšie vyhovuje.
• Pomôžte chrániť duševné vlastníctvo a nerobte si starosti s ukladaním predchádzajúcich verzií alebo vytváraním záložných kópií informácií – aplikácia Office OneNote 2007 to urobí za vás.
• Veďte si poznámky zo schôdzok v aplikácii Office OneNote 2007 a vytvorte žijúci úložný priestor skupinových rozhodnutí a schôdzok s brainstormingom, ktoré zaistí nadväznosť a kontext pri ďalších schôdzkach.
• Zaznamenajte všetky podrobnosti hovorov a schôdzok so zákazníkmi synchronizáciou poznámok zaznamenaných ručne alebo na počítači so zvukovými nahrávkami a videozáznamami aplikácie Office OneNote 2007.
• Zhromaždite informácie v zariadení Smartphone s OS Microsoft Windows Mobile alebo v zariadení Pocket PC s OS Windows Mobile (vrátane poznámok, nahrávok a obrázkov) a preveďte ich do aplikácie Office OneNote 2007.
• Využite výhody rozhrania API pre export aplikácie Office OneNote 2007 na ľahký prenos informácií zhromaždených v aplikácii OneNote 2007 do obchodných systémov vašej spoločnosti. Znížite tak nadbytočné náklady a čas strávený pri opakovanom zadávaní rovnakých informácií do iných systémov.
• Kopírujte, vkladajte alebo tlačte informácie z aj do ostatných aplikácií balíka Microsoft Office 2007 vrátane aplikácií Word, Excel, Outlook a PowerPoint.
• Pomocou nástrojov pre kreslenie a tabuliek aplikácie Office OneNote 2007 k informáciám pridávajte poznámky a ľahko ich môžete usporiadať a spravovať.

Rýchle vyhľadanie potrebných položiek
 

Vyhľadanie informácií potrebných pre splnenie zadanej úlohy môže byť časovo náročné. Hľadanie informácií v papierových poznámkach, priečinkoch súborov, počítačových súboroch alebo v sieťových zdieľaných položkách zaberá drahocenný čas, ktorý je možné venovať práci a pozitívnemu prínosu spoločnosti. Čas strávený hľadaním nie je čas venovaný práci.

V aplikácii Office OneNote 2007 je vyhľadanie informácií ľahké a rýchle. Aplikácia Office OneNote 2007 eliminuje nutnosť premýšľania alebo hľadania, kam ste uložili dôležité informácie, pretože všetko je uložené v rovnakom programe. Už nie je nutné preklikávať priečinky so súbormi a preberať sa stránkami papierových poznámkových blokov, aby ste mohli nájsť požadované informácie. Účinné funkcie vyhľadávania vám poskytujú možnosť rýchleho vyhľadania informácií.

Aplikácia Office OneNote 2007 umožňuje taktiež prehľadávanie nových typov obsahu, ako je napríklad text v naskenovaných dokumentoch alebo obrázkoch, prípadne hovorené slovo vo zvukových nahrávkach a videozáznamoch. Vďaka ľahšiemu prístupu k faktom môžete vy aj členovia vášho tímu robiť lepšie rozhodnutia.

• Môžete rýchlo vyhľadávať kľúčové slová v texte, obrázkoch a zvukových záznamoch vytvorených v aplikácii Office OneNote 2007.
• Výsledky hľadania pomocou hypertextových odkazov si môžete prezrieť v súhrnnom podokne úloh – jediné kliknutie stačí pre prechod k relevantným výsledkom.
• Prezrite si všetky otvorené poznámkové bloky naraz. Vďaka funkcii preťahovania môžete ľahko usporiadať poznámky alebo ich usporiadanie zmeniť a pridať hypertextové odkazy na iné stránky poznámkového bloku a rýchlo tak nájsť príslušný obsah.
• Správa úloh je ľahká vďaka obojsmernej synchronizácii medzi aplikáciou Office OneNote 2007 a verziami 2003 a 2007 aplikácie Microsoft Office Outlook.
• Prepojením poznámok a ostatných informácií s konkrétnymi kontaktmi aplikácie Office Outlook 2007 alebo Outlook 2003 sa môžete lepšie pripraviť na schôdzky a ľahko vyhľadať informácie.
• Poznámky môžete označiť príznakmi, čo sú vizuálne bohaté ikony uľahčujúce návrat k pripomienkam, úlohám a ďalším položkám akcií.

Lepšia spolupráca

S členmi tímu pracujúcimi z rôznych umiestnení na viacerých projektoch môže komunikácia, koordinácia a zdieľanie informácií predstavovať výzvu pre efektívnu prácu a produktivitu skupiny. Tímy pri zdieľaní informácií a súborov často spoliehajú na e-mailové správy, čo má za následok problémy s rôznymi verziami súborov a zahltené e-mailové schránky. Je náročné aktualizovať, sledovať a pracovať s úlohami, položkami akcií, programami schôdzok a záznamami uloženými v rámci statických dokumentov alebo systémov pre správu dokumentov, ktoré navyše bránia viacerým ľuďom pracovať v rovnakom čase s rovnakými informáciami. Pretože každý ukladá a sleduje informácie zvlášť, je náročné umožniť všetkým pracovať z rovnakej stránky.

Aplikácia Office OneNote 2007 pomáha ľuďom lepšie spolupracovať tým, že eliminuje prekážky, ktoré sa objavia v prípade vedenia izolovaných poznámok v papierových blokoch alebo priečinkoch súborov, prípadne v počítači jediného používateľa. Skupiny môžu ľahšie zdieľať informácie, produktívnejšie pracovať a efektívnejšie sledovať projekty, problémy a ciele.

• Pracujte spoločne zo rovnakého poznámkového bloku, online alebo offline, pomocou zdieľaných poznámkových blokov. Aplikácia Office OneNote 2007 riadi zmeny vykonané v rovnakom poznámkovom bloku a eliminuje tak potrebu sledovania verzií alebo načítania zmien.
• Vytvorte tímovú znalostnú bázu, aby mali všetci prístup k rovnakým informáciám. Pomôžete tak novým členom tímu rýchlo sa dostať do tempa a minimalizujete duplikovanie úsilia.
• Máte možnosť zdieľať poznámky aj s používateľmi, ktorí nepoužívajú aplikáciu Office OneNote 2007 – odoslaním súborov vo formáte HTML v e-mailových správach alebo publikovaním dokumentov aplikácie OneNote 2007 v sieti Internet alebo intranet.
• Máte možnosť ľahšej správy osobných a skupinových informácií vyhradením konkrétnych poznámkových blokov ako zdieľaných a ostatných ako osobných. Môžete taktiež pomôcť zaistiť ochranu osobných údajov vytvorením hesiel.
• Aplikáciu Office OneNote 2007 môžete používať ako zdieľanú digitálnu tabuľu a umožniť tak virtuálnym tímom spoluprácu v reálnom čase, pričom môžu prezerať a upravovať rovnaký súbor poznámok.