Dnešné firmy sú stále mobilnejšie. Zamestnanci potrebujú prístup ku všetkým svojim dátam v systéme pre zasielanie správ z ľubovoľného miesta – v kancelárii, na cestách aj doma. Firmy, ktoré poskytujú prístup odkiaľkoľvek, môžu docieliť zníženie nákladov, zvýšenie efektivity a ponúknuť zamestnancom nástroje potrebné na zlepšenie pracovnej výkonnosti.

Výraz „dáta uložené v systéme zasielania správ“ predtým obvykle znamenal e-mailové správy. Dnes sa jeho význam rozšíril na e-maily, kalendár, kontakty a úlohy, faxy a správy hlasovej pošty. Aplikácia Microsoft Exchange Server 2007 sprístupňuje všetky tieto typy správ v jednotnom a centralizovanom umiestnení: v poštovej schránke. Vďaka mnohým novým a vylepšením funkciám sú teraz všetky druhy správ prístupné kdekoľvek – v kancelárii, doma, na letisku, na športovom štadióne aj v miestnej kaviarni.

Systém Exchange 2007 využíva na poskytovanie prístupu k dátam odkiaľkoľvek niekoľko rôznych rolí servera. Rola servera predstavuje preddefinovaný balík funkcií, ktoré je možné nainštalovať na server Exchange 2007. Na rovnaký fyzický server je možné nainštalovať niekoľko rolí servera.

Všetky roly servera môžu byť umiestnené na rovnakom serveri Exchange 2007. Jedinou výnimkou je rola Edge Transport (Hraničný server). Túto rolu je potrebné nainštalovať oddelene na samostatný server.

Na serveri s rolou Mailbox (Server poštových schránok) sú umiestnené databázy poštových schránok, v ktorých sú uložené poštové schránky jednotlivých používateľov. Obsahuje taktiež databázy verejných priečinkov. Rola Client Access (Server klientskeho prístupu) prijíma pripojenia k serveru Exchange 2007 od najrôznejších klientov. Klienti sa delia na softvérových a hardvérových, napr. mobilné zariadenia. Tento server taktiež poskytuje dáta o voľnom čase používateľov prostredníctvom služby Availability (Dostupnosť). Rola Unified Messaging (Jednotné zasielanie správ) využíva telefónnu sieť organizácie a kombinuje všetky druhy zasielania správ do jediného systému, ktorý ukladá e-maily, odkazy v hlasovej pošte aj faxy.

Jednotné zasielanie správ

Rola Unified Messaging (Jednotné zasielanie správ) je úplne nová vo verzii Exchange 2007. Táto rola servera umožňuje kombinovať všetky typy správ v jednom priečinku doručenej pošty, ku ktorému je možné získať prístup z telefónu, počítača či z mobilného zariadenia. Pred vydaním servera Exchange 2007 spracovávala väčšina oddelení IT hlasovú poštu a faxy oddelene od e-mailu. Často bolo poskytovanie všetkých troch služieb zasielania správ podmienené vytvorením troch rôznych systémov: pobočkové ústredne so serverom hlasovej pošty, samostatných faxových prístrojov alebo centralizovaného faxového servera a servera Exchange. Jednotné zasielanie správ kombinuje všetky tieto systémy do jedinej schránky s doručenou poštou.

Funkcie Jednotného zasielania správ

Rola servera Unified Messaging poskytuje v organizáciách servera Exchange 2007 nasledujúce funkcie:

• Hlasová schránka    Táto služba spočíva v príjme prichádzajúcich hovorov používateľa, prehranie používateľovho osobného odkazu, záznamu odkazu do hlasovej schránky a jeho odovzdanie na doručenie do priečinka Doručená pošta.
• Príjem faxov    Táto služba prijme prichádzajúci fax a presmeruje ho do používateľovho priečinka Doručená pošta v podobe prílohy k e-mailovej správe.
• Účastnícky prístup    Táto funkcia umožní používateľom vytočiť telefónne číslo servera jednotného zasielania správ a získať tak prístup ku svojej poštovej schránke pomocou aplikácie Outlook Voice Access. Na navigáciu v systéme slúži klávesnica telefónu alebo hlasové príkazy. Používatelia môžu vykonať nasledujúce úlohy:
  • Prehrávať správy hlasovej pošty a ďalej ich spracovať
  • Prehrávať e-mailové správy, odpovedať na ne alebo ich posielať ďalej
  • Prehrávať informácie z kalendára
  • Používať informácie o kontaktoch a volať na telefónne čísla kontaktov uložených v globálnom adresári alebo v priečinku Kontakty
  • Prijímať a rušiť schôdzky
  • Prehrávať a zaznamenať osobný odkaz a správu funkcie Mimo kancelárie
  • Nastaviť používateľské predvoľby zabezpečenia a osobné možnosti
• Automatický telefonický systém   Automatický telefonický systém predstavuje balík hlasových pokynov, ktoré sa prehrajú používateľom pri volaní do systému jednotného zasielania správ. Volajúci používateľ ovláda Automatický telefonický systém pomocou klávesnice telefónu alebo hlasových príkazov. Týmto spôsobom je možné vyhľadať používateľa alebo zavolať na zadané telefónne číslo. Správcovia môžu vykonať nasledujúce úlohy:
  • Vytvoriť prispôsobiteľné ponuky pre externých používateľov
  • Nastaviť rôzne druhy odkazov a pozdravov
  • Plánovať sviatky a obdobia dovoleniek
  • Povoliť volajúcim používateľom spojenie s operátorom
• Skriptovanie a prispôsobenie   Správcovia môžu zoskupovať používateľov a priradiť každej skupine inú ponuku služieb. Jedna skupina používateľov bude napríklad oprávnená iba na príjem odkazov z hlasovej schránky, zatiaľ čo iná skupina používateľov bude smieť prijímať hlasové aj faxové správy.

Exchange ActiveSync

Exchange ActiveSync je synchronizačný protokol využívajúci protokol HTTP a jazyk XML, ktorý bol vyvinutý pre prácu s mobilným alebo bezdrôtovým pripojením k Internetu. Mobilné pripojenie prenáša dáta pomalšie než pripojenie prostredníctvom vysokorýchlostnej siete. Protokol Exchange ActiveSync je navrhnutý pre prácu v sieti s malou šírkou pásma a vysokou latenciou, tak aby čo najrýchlejšie prenášal informácie medzi serverom Microsoft Exchange a mobilným zariadením.

Protokol Exchange ActiveSync slúži na synchronizáciu e-mailových správ, kontaktov, úloh a informácií v kalendári. Ak je do organizácie pridaná aj technológia jednotného zasielania správ, bude možné synchronizovať taktiež hlasovú poštu a faxové správy priložené k e-mailom v priečinku Doručená pošta.

Funkcie protokolu Exchange ActiveSync

Vo verzii Exchange 2007 bol protokol Exchange ActiveSync podstatne zdokonalený. Medzi nové a vylepšené funkcie patria :

• Podpora správ v jazyku HTML   Do mobilného zariadenia je možné prevziať správy vo formáte prostého textu alebo HTML. V správach vo formáte HTML je povolené posúvanie zobrazenia do strán a vkladanie obrázkov a aktívnych odkazov.
• Priame odovzdávanie informácií   (Direct Push) Táto technológia bola zavedená v aktualizácii Service Pack 2 pre Exchange Server 2003 a využíva trvalé pripojenie prostredníctvom protokolu HTTPS na to, aby informácie v mobilnom zariadení boli priebežne aktualizované. Ak sú do poštovej schránky doručené nové položky, funkcia Exchange ActiveSync sama kontaktuje mobilné zariadenie a to začne synchronizáciu.
• Zlepšené zabezpečenie zariadení   Aplikácia Exchange 2007 podporuje zásady protokolu Exchange ActiveSync. Tieto zásady je možné nastaviť individuálne pre jednotlivých používateľov a môžu riadiť napríklad požiadavky na zložitosť hesla, prístup k dokumentom na lokalitách služby Windows SharePoint Services, preberanie príloh a nastavenie uzamykania zariadenia.
• Podpora príznakov správ   I na mobilnom zariadení je možné označiť správy pomocou príznakov. Tieto príznaky sa potom taktiež zobrazia v aplikáciách Microsoft Office Outlook a Outlook Web Access.
• Podpora vyhľadávania na serveri Exchange   Na mobilných zariadeniach býva často k dispozícii len veľmi obmedzená kapacita úložiska. Vo východiskovom nastavení uloží služba Exchange ActiveSync na mobilné zariadenie správy za posledné tri dni. Vyhľadávanie v starších správach a v iných priečinkoch je však možné. Nájdené správy budú prevzaté do zariadenia.
• Prístup k zdieľaným priečinkom   Pomocou protokolu Exchange ActiveSync je možné získať prístup k dokumentom uloženým v zdieľaných priečinkoch systému Windows a služby Windows SharePoint Services. Tento prístup je možné riadiť pomocou zásad protokolu Exchange ActiveSync.

Outlook Web Access

Aplikácia Outlook Web Access poskytuje prístup k poštovej schránke na serveri Exchange z ľubovoľného webového prehľadávača. Súčasťou systému Exchange 2007 sú dve verzie aplikácie Outlook Web Access: Premium a Light. Outlook Web Access Premium poskytuje prístup k všetkým dátam v poštovej schránke na serveri Exchange 2007. Je taktiež možné zobrazovať a spravovať mobilné zariadenia, nastaviť možnosti funkcie Mimo kancelárie, zoskupovať a usporadúvať správy alebo ich označovať príznakom, prehľadávať globálny adresár a vyhľadávať v poštovej schránke na serveri Exchange. Outlook Web Access Light poskytuje prístup k e-mailu, kalendáru a kontaktom. Nepodporuje úlohy ani poznámky. Je možné usporadúvať správy, ale nie je ich možné zoskupovať, označovať príznakom pre spracovanie ani meniť zobrazenie správ.

Funkcie aplikácie Outlook Web Access

Outlook Web Access v systéme Exchange Server 2007 ponúka mnoho nových a zlepšených funkcií. Medzi ne patria:

• Flexibilné zobrazenie správ Je možné vybrať spôsob zobrazenia zoznamu správ a umiestnenie podokna pre čítanie alebo nakonfigurovať niekoľko možností zoskupenia a usporiadania.
• Zlepšené upozornenia  Pripomienky a upozornenia na novú poštu sa zobrazia v okne aplikácie Outlook Web Access a je ich možné používať pomocou rozbaľovacej ponuky na paneli nástrojov.
• Pomocník pre plánovanie  Tento sprievodca pomáha plánovať schôdzky so spolupracovníkmi. Pomocník pre plánovanie navrhuje časy schôdzok a označí jednotlivé dni v nástroji pre výber dátumu rôznymi farbami podľa toho, či je deň vhodný, prijateľný alebo nevhodný na usporiadanie schôdzky.
• Prístup k zdieľaným priečinkom V aplikácii Outlook Web Access je možné získať prístup k dokumentom v zdieľaných priečinkoch systému Windows a ku knižniciam dokumentov na lokalitách služby Windows SharePoint Services.
• Možnosti pre prácu s hlasovou poštou   Ak je v organizácii nainštalovaná rola servera Unified Messaging (Jednotné zasielanie správ), je možné v aplikácii Outlook Web Access spravovať možnosti hlasovej pošty. Je možné nakonfigurovať možnosti telefonického prístupu, resetovať heslo k hlasovej pošte alebo zmeniť priečinok, z ktorého číta aplikácia Outlook Voice Access pri telefonickom prístupe k e-mailovým správam.

Outlook Anywhere

Služba Outlook Anywhere pre Exchange 2007 umožňuje pripojenie klientov Outlook 2007 a Outlook 2003 k serveru Exchange z Internetu pomocou sieťovej súčasti systému Windows zvanej RPC over HTTP (Vzdialené volanie procedúr cez protokol HTTP). Také riešenie nevyžaduje pripojenie k firemnej sieti prostredníctvom siete VPN (virtuálne privátne siete), a aj tak poskytuje plné funkcie aplikácie Outlook. Vo verzii Exchange 2003 sa služba Outlook Anywhere nazývala RPC over HTTP. V systéme Exchange 2007 bola táto funkcia zlepšená a rozšírená, a pritom sa zjednodušilo jej nasadenie aj správa. Nasadenie služby RPC over HTTP vyžadovalo podstatné zmeny v konfigurácii servera. V systéme Exchange 2007 stačí spustiť sprievodcu inštaláciou služby Outlook Anywhere v počítači, kde je nainštalovaný Exchange Server 2007 s rolou servera Client Access (Server klientskeho prístupu). Všetci používatelia poštových schránok na serveri Exchange 2007 tak automaticky získajú prístup pomocou služby Outlook Anywhere.

Prístup k aplikácii Exchange 2007 kedykoľvek a odkiaľkoľvek

Funkcie Jednotné zasielanie správ, Exchange ActiveSync, Outlook Web Access a Outlook Anywhere sprístupňujú dáta v poštovej schránke na serveri Exchange 2007 takmer z ľubovoľného miesta.

Exchange v kancelárii

Ak sa nachádzate v kancelárii a ste pripojení k firemnej sieti, môžete svoju poštovú schránku na serveri Exchange zobraziť v aplikácii Microsoft Office Outlook alebo Outlook Web Access. Môžete zobraziť e-mailové správy, kontakty, úlohy, poznámky a informácie z kalendára. Ak dostanete správu hlasovej pošty, môžete si ju prehrať v telefóne alebo prostredníctvom reproduktorov pripojených k počítaču. Pre prehrávanie odkazov v telefóne je nutné dopredu zadať číslo pre funkciu Prehrať v telefóne. To je možné urobiť na karte Hlasová pošta v okne možností aplikácie Microsoft Office Outlook 2007 alebo v aplikácii Exchange 2007 Outlook Web Access. Funkcia Jednotné zasielanie správ automaticky presmeruje každú prijatú faxovú správu do poštovej schránky vo forme prílohy k e-mailu. Ak chcete faxovú správu zobraziť alebo vytlačiť, jednoducho otvorte priložený súbor.

Exchange na cestách

Ak odídete z kancelárie na služobnú či súkromnú cestu, je k dispozícii niekoľko metód zaisťujúcich nepretržitý prístup k schránke Exchange. Pred odchodom z kancelárie môžete nakonfigurovať funkciu Jednotné zasielanie správ, tak aby bol volajúcim prehraný váš hlasový odkaz pre funkciu Mimo kancelárie. Možnosti funkcie Mimo kancelárie pre e-mail je možné nakonfigurovať v aplikácii Microsoft Office Outlook alebo Outlook Web Access. V systéme Exchange 2007 je možné nastaviť správu funkcie Mimo kancelárie oddelene pre interných a externých používateľov.

Ak ste mimo kancelárie, môžete preniesť aktuálne informácie o svojich e-mailových správach na mobilné zariadenie prostredníctvom protokolu Exchange ActiveSync. Ak dostanete správu hlasovej pošty, môžete si do mobilného zariadenia prevziať a prehrať priložený súbor WMA alebo zavolať na číslo účastníckeho prístupu k systému jednotného zasielania správ a prehrať si odkazy v telefóne. V prípade, že je do vašej schránky presmerovaná faxová správa, môžete prílohu zobraziť priamo na mobilnom zariadení alebo sa pripojiť k schránke na serveri Exchange pomocou aplikácie Outlook Web Access či služby Outlook Anywhere a potom zobraziť prílohu.

I v prípade, že nemáte k dispozícii mobilné zariadenie, prenosný počítač ani prístup k internetovej kaviarni, technológia Jednotné zasielanie správ vám aj tak umožní zostať v kontakte. Prístup k systému jednotného zasielania správ získate jednoducho vytočením telefónneho čísla účastníckeho prístupu. Po zadaní čísla vašej linky a kódu PIN budete počuť zvukovú výzvu podobnú nasledujúcemu textu: "Please say voice mail, e-mail, calendar, personal contacts, directory, or personal options." (Povedzte do slúchadla jednu z nasledujúcich možností: hlasová pošta, e-mail, kalendár, osobné kontakty, adresár alebo osobné možnosti.) Ak odpoviete možnosťou e-mail, prečíta systém jednotného zasielania správ do slúchadla záhlavie, meno odosielateľa, predmet, čas a prioritu správ vo vašom priečinku Doručenej pošty. Nakoniec prečíta systém celý text správy.

Kedykoľvek v priebehu čítania správy môžete ovládať systém jednotného zasielania správ pomocou hlasových príkazov alebo klávesnice telefónu. Počas prehrávania e-mailových správ môžete napríklad: prejsť na nasledujúcu správu, odstrániť správu, odstrániť konverzáciu, odpovedať všetkým, previnúť vpred alebo späť alebo pozastaviť prehrávanie. Ak potrebujete na správu odpovedať, môžete nahrať súbor WMA a pripojiť ho ako prílohu k odpovedi na správu.

Ak ste na ceste na schôdzku a zistíte, že budete meškať, môžete zavolať systém jednotného zasielania správ a zvoliť prístup ku kalendáru. Ihneď ako systém prehrá vašu nadchádzajúcu schôdzku, povedzte do slúchadla vetu "I'll be late" (Budem meškať.) a oznámte systému, koľko budete meškať. Systém jednotného zasielania správ odošle všetkým účastníkom správu s informáciami o vašom oneskorení.

Exchange kdekoľvek

Vďaka funkciám Jednotné zasielanie správ, Exchange ActiveSync, Outlook Web Access a Outlook Anywhere sprístupňuje Exchange Server 2007 zamestnancom dáta v systéme zasielania správ z ľubovoľného miesta.